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Das Reservations- und Bewirtschaftungssystem (RBS)


Das Reservations- und Bewirtschaftungssystem (RBS) der i-web ist ein webbasiertes Verwaltungssystem für Räumlichkeiten und verschiedenste weitere Objekte, die regelmässig von verschiedensten Seiten gemietet bzw. belegt werden. Je nach individuellen Bedürfnissen kann das RBS nur zur Objekt-Administration oder zugleich auch als Online-Reservations- und Buchungssystem genutzt werden.

Wenn Objekte laufend für kurze Zeitperioden von verschiedensten Seiten benutzt bzw. gemietet werden, verursacht dies einen erheblichen administrativen Aufwand. Mit dem Reservations- und Bewirtschaftungssystem RBS der i-web erledigen Sie alle anfallenden Verwaltungsarbeiten – vom Belegungs- bzw. Vermietungs-Management über die Reservationsbestätigung und Rechnungsstellung bis hin zu statistischen Gesamtauswertungen. Für jedes zu verwaltende Objekt werden individuelle Eigenschaften (inkl. Inventar und Zubehör), Belegungsmöglichkeiten und Zusatzoptionen, Nutzungsbedingungen, Preismodelle usw. abgebildet. Eine beliebige Zahl von RBS-VerwalterInnen teilen sich die Verantwortung für die Verwaltung der Objekte. Das RBS bezieht auch die Objektverantwortlichen (Hauswarte, Badmeister, hauswirtschaftliche Betriebsleitende usw.) ein und bietet ihnen vielfältige Zusatzfunktionen.

Das RBS eignet sich für Sitzungsräume ebenso wie für Kongresszentren, Kurs- und Ferienhäuser, Anlagen und Grossgeräte, Turnhallen und Schwimmbäder, Waldhütten, Plätze verschiedenster Art und viele weitere Objekte. Die RBS-Objekte können jederzeit auch für die Ansicht oder Reservation über das Internet freigegeben werden. In diesem Fall informieren sich die Miet-InteressentInnen bzw. die internen BenutzerInnen (sog. RBS-EndkundInnen) selbstständig online über das Objekt und seine Verfügbarkeit und reservieren das Objekt eventuell sogar selber online. Erfahrungsgemäss sinkt dadurch die Zahl telefonischer Anfragen beträchtlich, und die Auslastung der Objekte steigt massiv. Die RBS-VerwalterInnen prüfen üblicherweise die Online-Reservationen und bestätigen sie.

Das RBS erlaubt einfache und komplexe Nutzungsformen, unter anderem dank den folgenden Eigenheiten:

  • Informationen und Bilder zu den Objekten (Grösse, Einrichtung, Zubehör, Vertragsbedingungen, Benutzungsrichtlinien usw.) können zentral erfasst werden und bleiben so jederzeit abrufbar.
  • Zu allen Objekten sind Belegungspläne zentral zugänglich, mit übersichtlichen Such- und Vergleichsmöglichkeiten.
  • Weil Reservationen direkt im Belegungsplan registriert werden, bleibt der Belegungsplan auch bei Beteiligung mehrerer Personen stets topaktuell.
  • Unterschiedlichste zeitliche Bedingungen und Einschränkungen können im System abgebildet werden (z.B. unterschiedlich lange Zeitblöcke pro Wochentag, pro Tageszeit, pro Schulsemester, pro Jahreszeit usw.; 5-Minuten- bis zu Mehrtagesblöcken, beliebig kombinierbar; Ausnahmezeiten; Sperrzeiten). Das System garantiert dann automatisch die Einhaltung dieser Bedingungen und Einschränkungen.
  • Bei Bedarf können Objektverantwortliche und/oder externe Entscheidungsträger (z.B. Feuerpolizei) in die Prüfung einer Reservation einbezogen werden (automatische Benachrichtigungs-E-Mails).
  • Je nach Art der Objekte kann die Prüfung der Nutzungsanfragen ein grösseres Gewicht erhalten und ein komplexes Bewilligungsverfahren beinhalten (z.B. Bewilligung für die Nutzung von Marktplätzen oder für die Durchführung grösserer öffentlicher Veranstaltungen). Das RBS bietet die nötigen Funktionen für solche Bewilligungsverfahren, eignet sich also auch als Bewilligungssystem.
  • Auch Objekte mit flexiblen Teilbereichen (z.B. Schwimmbad mit mehreren Bahnen, Mehrfachturnhalle) können problemlos abgebildet und bewirtschaftet werden.
  • Verschiedenste Abhängigkeiten können im System erfasst werden und werden dann bei den Buchungen automatisch berücksichtigt (z.B. keine Vermietung des Festsaals bei belegter Grossküche).
  • Optional spezieller Erfassungsmodus für mehrfach vorkommende Objekte (z.B. Festbänke, Fahrräder, Tauchausrüstungen usw. [sog. „Kontingente“]) verfügbar, mit besonderen Steuerungsmöglichkeiten (z.B. Definition zulässiger Paketgrössen [Stückelung], Element-Zuweisung durch Objekt-VerwalterInnen)
  • Pro Objekt können maximale und minimale Reservations-Vorlaufzeiten und maximale Reservationsdauern definiert werden. Das System garantiert dann automatisch deren Einhaltung.
  • Pro Objekt können bei Bedarf automatisch Zeitblöcke vor- und/oder nach einer Reservation für Vorbereitungs- bzw. Wartungsarbeiten blockiert werden („Puffer“/automatische Blockierungsreservationen)
  • Pro Objekt, pro Zubehör und pro Option können individuelle Preise für verschiedene Nutzerkategorien. (z.B. Vereine, Privatpersonen, Firmen), für verschiedene Reservationsdauern und/oder für verschiedene Wochentage (z.B. Spezialpreis für Sonntag) festgelegt werden. Das System berechnet automatisch den nutzerspezifischen Gesamtpreis (inkl. Zubehör und Optionen).
  • Verschiedenste Preisbeschränkungen, Mengenrabatte, mengenbedingte Tarifsenkungen usw. lassen sich im System abbilden und werden dann bei der Preisberechnung berücksichtigt.
  • Einschreiben in eine Warteschlange möglich, mit halbautomatischer Benachrichtigung bei Annullierung der Erstreservation
  • Serienbuchungen inkl. Definition von Ausnahmeterminen einfach möglich
  • Kopierfunktion ermöglicht Übernahme der Reservationsdetails aus früheren Buchungen
  • Warenkorbsystem für Mehrfachbuchungen verfügbar
  • Schnellbuchungsfunktion mit kürzerem, teilautomatisiertem Reservatiosprozess pro Objekt-VerwalterIn freischaltbar
  • Die übersichtliche RBS-Verwaltungsplattform bietet den Objekt-VerwalterInnen vielfältige objektbezogenen und objektübergreifenden Reservationssuch- und -bearbeitungsfunktionen.
  • Allen Objekt-VerwalterInnen werden nur die ihnen zugewiesenen Objekte und nur die Reservationen dieser Objekte angezeigt (Mandanten).
  • Alle Reservations- und Rechnungsdetails können jederzeit nachträglich manuell angepasst werden. Bereits geschlossene Rechnungen müssen dafür wieder geöffnet werden. Auch rückwirkende Reservationen sind möglich.
  • Nachträgliches Zusammenführen von Reservationen und/oder von Rechnungen jederzeit möglich.
  • Spezielle Prozesse für Reservationsprüfungen, für Reservationsbestätigungen, für Reservations-Annullationen, für Objektverantwortlichen-Meldungen an Verwalter und für die Rechnungserstellung im System enthalten.
  • Das System erstellt und verschickt nach Bedarf automatisch benötigte E-Mail-Mitteilungen und Dokumente (Bestätigungen, Verträge, Rechnungen, Rechnungsbeilagen) und verwendet dabei individuell hinterlegte, manuell anpassbare Mustertexte sowie Briefvorlagen mit individuellem CI/CD.
  • Integriertes Adressbuch zur Verwaltung der Debitoren-/Kundenadressen verfügbar, verwendbar für Adressexport (z.B. Serienbriefe), mit Möglichkeiten zur Organisationsverwaltung
  • Generische Rechnungs- und Verbuchungsschnittstellen erlauben die Anbindung an Finanzbuchhaltungssysteme. Für jedes Objekt und Zubehör kann separat bestimmt werden, auf welches Applikations-Endkonto die Rechnungsdaten zu verbuchen sind.
  • Schnittstellen zu elektronischen Schliesssystemen möglich
  • Spezielle Reports für Objektverantwortliche (Hauswarte, Badmeister, BetriebsleiterInnen usw.) werden automatisch vom System erstellt (z.B. Belegungsübersichten mit wählbaren Detailangaben zu ausgewählten RBS-Objekten und für frei wählbare Zeitspannen).
  • Statistische Auswertungen und Übersichtslisten werden automatisch vom System erstellt.
  • Einzelne oder alle Objekte können jederzeit für die Online-Ansicht (Objektdetails, Belegungspläne) und bei Bedarf auch für die Online-Reservation („externe Reservation“) freigeschaltet werden.
  • Online-KundInnen werden vom RBS Schritt für Schritt durch den Buchungsprozess geführt.
  • Um Missbräuche und unerwünschte Reservationen zu verhindern, können für externe (Online-)Reservationen verschiedenste spezielle Beschränkungen eingerichtet werden, die für interne Reservationen nicht gelten müssen (z.B. keine externen Serien- und/ oder Mehrfachbuchungen, beschränkte Anzahl Reservationen bestimmter Objekte pro Warenkorb oder pro Person, separate externe Zeitblöcke und Sperrdaten).
  • Falsche oder unerlaubte Buchungen werden vom System unterbunden. Bei unvollständigen Angaben werden die RBS-EndkundInnen darauf hingewiesen, welche Angaben sie ergänzen müssen.
  • Allfällige allgemeine und/oder objektspezifische Nutzungsbedingungen werden direkt im Reservationsprozess angezeigt und müssen von den EndkundInnen akzeptiert werden, damit diese die Reservation abschliessen können.
  • Reservationen der RBS-EndkundInnen werden normalerweise automatisch sofort provisorisch bestätigt und danach noch durch Objekt-VerwalterInnen geprüft und definitiv bestätigt oder abgelehnt; bei Bedarf können aber auch Direktbuchungen ohne Kontrolle durch Objekt-VerwalterInnen eingerichtet werden.
  • Optionales Modul für Online-Zahlung verfügbar („i-Payment“).
  • RBS-EndkundInnen erhalten automatische E-Mail-Bestätigungen für getätigte und bestätigte Reservationen, Änderungen des Warteschlangenstatus, erfolgreiche Online-Zahlung usw.