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24.03.2017 13:18:40


Online-Raumreservationen in Bottighofen – der Startschuss ist gefallen


In Bottighofen wurde das RBS Mitte August 2008 in Betrieb genommen. Nach zwei Monaten prüfen bereits viele MietinteressentInnen die Verfügbarkeit der Objekte online. Der Gemeindeschreiber ist zuversichtlich, dass immer mehr Leute auch online buchen werden.

Niklaus Bischof, Gemeindeschreiber und Leiter Bauverwaltung der Gemeinde Bottighofen
Niklaus Bischof, Gemeindeschreiber und Leiter Bauverwaltung der Gemeinde Bottighofen


Seit 2008 vermieten wir in Bottighofen, neben unseren Räumlichkeiten im Dorfzentrums-Gebäude (siehe Kasten auf der Rückseite), eine „Hafenstube“ im neu gebauten Hafenbetriebsgebäude. Der neue Raum ist sehr gefragt. Gewartet wird er vom Hafenmeister. Um die Verwaltung aller Objekte zu zentralisieren, wollten wir ein Raumbewirtschaftungssystem anschaffen. Wir entschieden uns fürs RBS der i-web.ch, weil wir bereits unseren Webauftritt mit *GemWeb/CityWeb der i-web.ch aufgebaut haben.


RBS statt Excel und Telefon

Bisher führten wir für die Raumbuchungen Excel-Tabellen. Die Preise mussten wir manuell ermitteln, was nicht ganz einfach war, weil je nach Art der Veranstaltung (mit oder ohne Eintritt) und je nach Kundengruppe (Auswärtige, einheimische Privatpersonen, Ortsvereine) unterschiedliche Tarife gelten.

Ein weiteres Problem waren die vielen Anrufe auf unserer Gemeindekanzlei von Personen, die nur fragen wollten, ob ein Objekt zu einem bestimmten Termin noch verfügbar sei. Solche Anrufe erhielten wir früher auch für die GA-Tageskarten. Durch das GA-Reservationssystem
der i-web.ch konnten wir die Zahl dieser Anrufe stark senken. Vom RBS versprachen wir uns eine ähnliche Wirkung.

Parallel zur RBS-Einführung wollten wir die EinwohnerInnen auch allgemein stärker in unseren Webauftritt einbeziehen. Bisher hatten wir zum Beispiel die Anlässe der Vereine selber im Online-Veranstaltungskalender erfasst. Nun sollten sich die Vereine angewöhnen, ihre Anlässe selber auszuschreiben und die Räume selber zu buchen.


Kompetent begleitet und beraten

Der Budgetposten fürs RBS wurde genehmigt. Die grundlegenden Entscheidungen für den Setup (Erfassen und Einrichten der Objekte) fasste ich zusammen mit unserem Gemeindeammann. Wir entschieden, mit Ausnahme des nur intern genutzten Sitzungszimmers alle Objekte für die Anzeige und Reservation im Webauftritt freizugeben.

Bei der Objekterfassung wurden wir von der i-web.ch eng begleitet. Es stellten sich einige Fragen: Sollen wir die Grossküche als separates Objekt erfassen? Wie erfassen wir Zubehör wie Beamer und Mikrofonanlage, die bereitgestellt und verrechnet werden müssen; was, wenn ein Licht- oder Tontechniker benötigt wird? Die i-web.ch hat mich zu diesen Fragen kompetent beraten.

Als die Objekte erfasst waren, verbuchte ich die Reservationen der letzten Monate im System ("Scharfbuchungen"). Mitte August 2008 konnten wir das RBS online schalten.


Rechnung per Knopfdruck

Im Idealfall kann nun zum Beispiel eine Privatperson, die in unserer Hafenstube eine Geburtstagsfeier durchführen möchte, online nachprüfen, ob der Raum zum gewünschten Zeitpunkt noch frei ist. Falls ja, kann sie den Online-Buchungsprozess starten. Sie muss nun angeben, ob der Raum für eine ortsansässige Privatperson, einen Verein oder einen auswärtigen Veranstalter benötigt wird. Das System fragt zum Beispiel auch, wie viele Festbänke gebraucht werden und ob ein Internetanschluss oder ein Beamer bereitgestellt werden soll. Wir AdministratorInnen werden per E-Mail über die Buchung informiert. Die MietinteressentInnen erhalten eine Eingangsbestätigung. Die Reservationen werden an unserer Wochensitzung geprüft und danach bestätigt.

Die MietinteressentInnen erhalten nun automatisch eine definitive Reservationsbestätigung mit sämtlichen Bestelldetails. Die Tarifkategorie wird automatisch gewählt; die Preise werden sauber aufgeschlüsselt. Das ist nun alles sehr professionell.

Bei telefonischen Buchungen muss unsere Objekt-Verantwortliche am Anfang ziemlich viele Angaben erfassen. Alles Weitere erledigt sich dann aber fast von selbst. Am Schluss kann unsere Buchhalterin per Knopfdruck die Rechnung generieren.


Online-Reservationen – eine Frage der Zeit

Viele MietinteressentInnen prüfen heute bereits selbstständig im Internet, ob der Raum zum gewünschten Zeitpunkt noch frei ist, und sie sagen uns, dass sie diese Möglichkeit schätzen. Für die Reservation selber rufen uns aber heute viele Leute dann doch noch an. Einige haben möglicherweise Angst, bei der Online-Reservation etwas falsch zu machen. Eine Hemmschwelle ist sicher auch, dass man sich für die Reservation registrieren muss.

Ich denke aber, das ist eine Frage der Zeit. Es ist ja auch eine allgemeine gesellschaftliche Entwicklung, dass wir uns immer mehr daran gewöhnen, Aufgaben online zu lösen. Wir haben das RBS jetzt lanciert. Der Startschuss ist gefallen. Nun ist es spannend, die weitere Entwicklung zu beobachten. Wenn sich EinwohnerInnen in einer Gemeinde neu online an- und abmelden können, suchen offenbar anfangs ebenfalls viele weiterhin den Schalter auf. Aber die jährliche Zuwachsrate der Online-NutzerInnen sei enorm. Dasselbe haben wir bei unseren GA-Tageskarten erlebt, die heute mehrheitlich online reserviert werden. Wenn nötig werden wir einmal im Gemeindeblatt auf die Möglichkeit zur Online-Reservation unserer Räume hinweisen. Ich erwarte aber, dass sich das neue System von selbst durchsetzen wird.
 
 

„Der Startschuss fürs RBS ist gefallen. Nun ist es spannend, die weitere Entwicklung zu beobachten.“



Zahlen zum RBS in der Gemeinde Bottighofen
 
RBS-Installation:12. Februar 2008
Online-Schaltung:13. August 2008
(integriert in vorbestehenden Webauftritt von *GemWeb)
 
Anzahl Objekte (Stand November 2008):6 (davon 5 im „Dorfzentrum“)
 
Art der Objekte
  • 1 grosser Saal mit Bühne (290-350 Personen)
  • 1 Grossküche
  • 1 Kaffeestube (70 Personen)
  • 1 „Hafenstube“ (100 Personen)
  • 1 1 kleiner Saal (50-80 Personen)
  • 1 Zivilschutzanlage



Website der Gemeinde Goldach: www.bottighofen.ch

* Das GemWeb/CityWeb ist ein System der i-web.ch, mit dem rund 300 Gemeinde und Städte in der Schweiz ihren Internetauftritt aufgebaut haben.

Weitere Informationen: www.i-web.ch/rbs

 
Hier können Sie das Testimonial der Gemeinde Bottighofen downloaden Testimonial_Bottighofen.pdf (1251.5 kB)