26.07.2017 01:45:53


Breit abgestützte Entscheidungen – die Erfahrungen der Projektleiterin



Susanne Elmer, Abteilungsleiterin Präsidialamt, Projektleiterin Redesign: «Es war wertvoll, dass die Designerin uns vor Ort ihre Überlegungen aufzeigte.»
Susanne Elmer, Abteilungsleiterin Präsidialamt, Projektleiterin Redesign: «Es war wertvoll, dass die Designerin uns vor Ort ihre Überlegungen aufzeigte.»



i-web: Die Gemeinde Horgen hat 2013 unter Ihrer Projektleitung ein Redesign umgesetzt. Wie kam es dazu?
Susanne Elmer: Wir wussten bereits seit der Online-Schaltung im Jahr 2007, dass wir alle paar Jahre ein Redesign umsetzen wollen. Der Gemeinderat hatte das Redesign deshalb in die Legislaturziele für das Jahr 2013 aufgenommen und auch den Kredit dafür gesprochen.

Als Abteilungsleiterin des Präsidialamts bin ich für die Website verantwortlich. Die praktischen Arbeiten übernimmt unsere Webmasterin.

i-web: Welches waren für Sie die Hauptziele des Projekts?
Susanne Elmer: Ich wollte sicherstellen, dass wir das Kostendach einhielten und dass alle vom Gemeinderat beschlossenen Massnahmen auch wirklich umgesetzt wurden. Dazu gehörte, dass der Navigationsbaum entschlackt wurde; dass die Schulgemeinde ins Projekt einbezogen wurde; dass wir den Formularpool und den Ortsplan neu einführten; dass der Webauftritt noch bürgerfreundlicher wurde. Die Projektgruppe für das Redesign wurde von der Geschäftsleitung zusammengestellt. Ich war überzeugt, dass es produktive Leute sind.

i-web: War das so?
Susanne Elmer: Ja, sehr. Der Abteilungsleiter Schulsekretariat, der Leiter der GIS-Fachstelle, der auch für das gesamte Bildmaterial zuständig war, und die Webmasterin der Gemeinde waren schon beim Aufbau des Webauftritts beteiligt und brachten viel Erfahrung mit. Der Abteilungsleiter Liegenschaften und Sport, der auch für die Einführung des RBS zuständig war, ist jung und dynamisch. Auch der Gemeindepräsident und der Gemeindeschreiber waren dabei und haben die Sicht der Behörden vertreten. Alle Beteiligten brachten unterschiedliche Blickwinkel ein. Sie waren engagiert, dachten mit und stellten auch kritische Fragen.

i-web: Worüber haben Sie zum Beispiel diskutiert?
Susanne Elmer: Es fing bereits an, als wir zu Beginn den Designfragebogen der i-web beantworten sollten. Alle hatten sich für diese Sitzung intensiv vorbereitet und Beispiele von guten und schlechten Webauftritten zusammengetragen. In der Gruppe merkten wir dann schnell, dass die Vorstellungen auseinandergingen. Es war bereits eine erste grosse Herausforderung, uns schliesslich auf gemeinsame Antworten zum Fragebogen zu einigen.

Eine weitere Herausforderung war die Konzentration auf fünf Haupt-Navigationspunkte. Die Aufgabe lautete ja, uns dabei an den Bedürfnissen der Bevölkerung zu orientieren. Der Projektbegleiter der i-web brachte eine Auswertung mit, welches die meistbesuchten Seiten sind. Der Ferienplan zum Beispiel. Oder im Online-Schalter die Betreibungsauskunft. – Das hätten wir nicht gedacht.

Wir mussten feststellen, dass wir in der Verwaltung unsere Sicht der Dinge haben, die mit derjenigen der Bevölkerung nicht immer übereinstimmt. Die Versuchung war gross, es schliesslich doch auf unsere Art zu lösen. Wir mussten uns immer wieder darauf besinnen, dass letztlich die Sicht der Bevölkerung die entscheidende ist. Diesen Punkt brachte auch der Projektbegleiter der i-web immer wieder ein.

i-web: Spielte sich das gesamte Redesignprojekt innerhalb der Projektgruppe ab?
Susanne Elmer: Die Webmasterin und der Projektbegleiter der i-web führten zusätzlich Abteilungs-Workshops durch. Durch die Verschlankung des Navigationsbaums verloren einige Bereiche ihren prominenten Auftritt. Mit den Abteilungs-Workshops wollten wir ihnen Gelegenheit geben, sich dazu zu äussern und ihre Anliegen einzubringen.

i-web: Wie beurteilen Sie das Projekt rückblickend. Was brachten die Diskussionen in der Projektgruppe und die Abteilungs-Workshops?
Susanne Elmer: Wir konnten so sicherstellen, dass die Entscheidungen breit abgestützt waren. Kommt hinzu, dass sich manche Dinge im direkten Gespräch einfach besser klären lassen.

Ich achtete darauf, dass die wichtigen Entscheidungen in der Gruppe getroffen wurden. Sehr wertvoll war zum Beispiel auch, dass die Designerin uns vor Ort ihre Überlegungen aufzeigte. Die Projektgruppe verabschiedete das Design gemeinsam. Vor allem zum Design und zu den Bildern erhielten wir schliesslich auch so viele positive Feedbacks. Beides wurde als schlicht und schön empfunden.

i-web: Wie haben Sie rückblickend die Projektbegleitung durch i-web erlebt?
Susanne Elmer: Der Projektbegleiter war eine gute Stütze. Für mich war es wertvoll, dass ich ihn immer anrufen konnte, wenn wir den Input einer aussenstehenden Person brauchten. Er war fachkompetent und konnte aus seiner Aussensicht gewisse Punkte besser vertreten.