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Automatisiertes Meldewesen – die Erfahrungen der Zivilstands-/Bestattungsamt-Leiterin


Für die Anmeldung von Todesfällen und die Vereinbarung von Bestattungsterminen wenden sich die Angehörigen in Luzern an das Zivilstands- und Bestattungsamt. i-web hat die Leiterin des Zivilstands- und Bestattungsamts gefragt, welche Unterstützung die Todesfall- und Grabverwaltung ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bietet.

 



Madlen Brunner, Leiterin Regionales Zivilstandsamt und Bestattungsamt: «Mit der Todesfall- und Grabverwaltung sind wir endlich so effizient, wie wir sein wollen.» i-web: Luzern hat soeben die Todesfall- und Grabverwaltung eingeführt. Was ist Ihnen wichtig an einer solchen Applikation? Madlen Brunner: Dass sie einwandfrei funktioniert und dass sie unsere Anforderungen erfüllt. Wir haben uns unter anderem deshalb für die Applikation der i-web entschieden, weil sie übersichtlich ist und das gesamte Meldewesen automatisiert. Früher haben wir all die Meldungen im Wordprogramm bearbeitet und dann zum Teil per E-Mail geschickt und zum Teil ausgedruckt und per Fax oder Post geschickt. Heute können wir sämtliche Versände in der gleichen Applikation vorbereiten und per Knopfdruck verschicken. Gern würden wir auch noch die Personendaten automatisch aus dem Einwohnerregister übernehmen. Diese Schnittstelle ist in Arbeit, aber zurzeit noch nicht in Betrieb. i-web: Sehen Sie neben der Automatisierung des Meldewesens weitere Besonderheiten der Todesfall- und Grabverwaltung? Madlen Brunner: Die Zusammenarbeit mit dem Friedhof wird stark verbessert. Wir erfassen die Daten in der Applikation, und im Friedhof werden direkt Pendenzen ausgelöst, welche die Administratorin des Friedhofs abholen kann. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit und verringert die Fehlerquellen. i-web: Wie läuft bei Ihnen der Todesfallprozess normalerweise ab? Madlen Brunner: Normalerweise kommen die Angehörigen mit den Unterlagen bei uns am Schalter vorbei, um einen Termin für die Kremation und die Bestattung zu vereinbaren. Wir fragen sie dann auch bereits nach ihren Wünschen für das Grab und beraten sie entsprechend. i-web: Führen Ihre Mitarbeitenden dieses Gespräch direkt am Computerarbeitsplatz? Madlen Brunner: Ja. Es ist ja nicht ein Gespräch im engeren Sinn. Es ist ein gemeinsames Erarbeiten. Wir gehen Punkt für Punkt mit den Angehörigen durch und fragen sie nach den fehlenden Angaben. Viele Personendaten können wir zum Beispiel aus dem Familienbüchlein entnehmen, das die Angehörigen mitbringen. Wenn wir im Voraus vom Todesfall erfahren, haben wir oft die meisten Daten bereits erfasst, wenn die Angehörigen kommen. Dann müssen wir nur noch die Fragen zur Bestattung mit ihnen klären. Das kann leider manchmal ziemlich viel Zeit beanspruchen, weil wir mit den Pfarrämtern abklären müssen, ob zum gewünschten Termin ein Pfarrer verfügbar ist. i-web: Die Koordination mit den Pfarrern können Sie also nicht über die Applikation abwickeln? Madlen Brunner: In den meisten Fällen geht das schon, weil uns die Pfarrämter ihre für Beisetzungen reservierten Termine im Voraus bekanntgeben. Es gibt aber immer wieder abweichende Wünsche der Angehörigen, die wir direkt mit dem betroffenen Pfarramt besprechen müssen. Leider haben die Pfarrämter aber noch andere Verpflichtungen. Es ist organisatorisch eine Herausforderung. Manchmal ist ein Pfarramt am gewünschten Tag gar nicht verfügbar, oder nicht zur gewünschten Zeit, und es kann kein anderes einspringen. Dann müssen wir oft noch ein zweites oder drittes Pfarramt anfragen oder den ursprünglich gewünschten Termin noch umdisponieren. i-web: Geben Sie den Angehörigen nach dem Gespräch etwas ab? Madlen Brunner: Ja, wir drucken ihnen die Bestattungsbewilligung aus, damit sie für die weitere Arbeit etwas Schriftliches in den Händen haben, zum Beispiel für die Todesanzeige in der Zeitung. i-web: Ist die prozessorientierte Arbeitsweise, dass Sie in der Applikation schrittweise durch den Prozess geführt werden, für Sie neu? Madlen Brunner: Wir kennen das aus früheren Applikationen. Dort ging es aber so langsam, dass wir nicht damit arbeiten konnten, weil die Angehörigen viel zu lang hätten warten müssen. Mit der Todesfall- und Grabverwaltung sind wir jetzt endlich so effizient, wie wir sein wollen.